Планування часу за допомогою методу "Альпи"

Вже довгий час існує простий і зрозумілий метод, за допомогою якого можна навчитися ефективно економити свій час. Він полягає у засвоєнні всього декількох простих правил, які не займуть більше 10 хвилин (все ж таки ми вчимось економити час!), але принесе величезну користь!

Цей метод включає п’ять основних стадій:

1. складання переліку завдань на день;

2. оцінку тривалості запланованих дій;

3. резервування часу (у співвідношенні 60:40);

4. ухвалення рішень по пріоритетах і передорученні окремих операцій;

5. контроль (облік незробленого).

Цей метод уже давно використовується тайм-менеджерами і користується великою популярністю, оскільки має велику кількість переваг, які й виділяють цей метод з-поміж інших. Це такі переваги:

- Кращий настрій на майбутній робочий день.

- Планування наступного дня.

- Чітке уявлення про завдання дня.

- Впорядкування перебігу дня.

- Подолання забудькуватості.

- Концентрація на найбільш істотному.

- Ухвалення рішень про встановлення пріоритетів і про передоручення.

- Скорочення перешкод і небажаних перерв.

- Зменшення стресів і нервового напруження

- Покращення самоконтролю.

- Підвищення задоволення і мотивації.

- Виграш в часі за рахунок методичної організації праці.

Отже, в результаті укладання такого плану ви зможете не тільки виконати усі необхідні справи, але й зберегти себе він непотрібних потрясінь, нервувань тощо. При успішному використанні техніки планування часу і методів наукової організації праці Ви зможете щодня економити від 10 до 20% вашого часу!

Отже, починаємо використовувати метод «Альпи». З чого ж він починається? А починається він з першої стадії. Це – складання завдань. Для цього запишіть під відповідними рубриками формуляру "План дня” все те, що Ви хочете або повинні зробити наступного дня:

- завдання із списку справ або з тижневого (місячного) плану;

- невиконане напередодні;

- справи, що додалися;

- терміни, які треба дотримати;

- періодично виникаючі завдання

Особливо важливо, щоб складений вами план був реалістичний, і список справ на день не асоціювався зі списком на тиждень, а то й на рік. Перебір завдань на день тільки зменшить вашу впевненість у собі і в своїх силах, а навіщо нам зайвий раз засмучуватися.  Після визначення списку завдань на день вам необхідно оцінити зразкову тривалість запланованих дій.

Очевидно, що тривалість окремих справ неможливо оцінити абсолютно точно. Проте після набуття деякого досвіду ви навчитеся точніше планувати свій час. Майте також на увазі, що робота часто вимагає стільки часу, скільки його є у Вашому розпорядженні. Отже, встановлюючи для окремих справ конкретний проміжок часу, Ви вимушуєте себе укладатися саме в цей час. Ви працюєте значно зосередженіше і більш послідовно позбавляєтеся від перешкод, якщо під конкретне завдання Ви виділили певний час. Будьте послідовними, не виділяйте занадто мало часу на виконання деяких справ, і занадто багато на виконання інших. Якщо ці справи можна виконати значно швидше.

При складанні плану дня дотримуйтеся основного правила планування часу, згідно з яким планом повинно бути охоплено не більше 60% вашого часу і приблизно 40% повинно бути залишено як резервний час для несподіваних справ. Це і є система 60:40. Вона повинна діяти постійно. Адже вберегтися від неочікуваних справ неможливо навіть професійному тайм-менеджеру.

 Четверта стадія планування: ухвалення рішень за пріоритетами, скороченнями і передорученнями. Для цього варто встановити пріоритети для своїх справ і уточнити відповідно до них завдання дня, перевірити ще раз обов’язкові і необов’язкові завдання, розгляньте кожну дію з точки зору можливості її передоручення і раціоналізації. Важливою порадою, яку дають тайм-менеджери, при укладанні пріоритетних справ на день є подумати, що станеться, якщо ви раптом е виконаєте це завдання завтра чи до вихідних. Якщо у вас не виникне при цьому перед очима образ кінця світу, глобального потопу чи нашестя інопланетян, то справа може трохи почекати.

На п'ятому і останньому етапі здійснюється контроль за виконанням свого плану дня і перенесення незробленого на інший день. Як показує досвід, не всі завдання вдається виконати, і не всі телефонні розмови можуть відбутися, тому їх доводиться переносити на наступний день. Якщо одну і ту ж справу ви переносите багато разів, то вона стає для вас тягарем, і тоді існують дві можливості: ви нарешті рішуче за неї беретеся і доводите до кінця або ви відмовляєтеся від цієї справи, так як іноді проблема вирішується сама собою. Отже, варто реально дивитися на ситуацію. Якщо вона не може бути відкладена ні на день, одразу беріться за її виконання, якщо ж можна почекати і зробитт більш нагальну справу – зробіть так.

І останнє – складайте план увечері на наступний день. Не тому, щоб поспати вранці довше. А не складати план, а для того, щоб нормально сісти і подумати, згадати все, що потрібно зробити.

І скажу ще одне. Перевірено на власному досвіді. Це справді діє. Не даремно довгих п’ять років навчають тайм-менеджерів такої науки. Використовуючи простий і, як виявилося, складний план, можна справді значно зекономити свій час на виконанні обов’язків, але нецікавих справ і залишити час на відпочинок.

Почитати про це ще можете тут:
http://www.gennadij.pavlenko.name/best-life/time-managment

http://mirsovetov.ru/a/psychology/psychologic-trick/time-management.html
http://flowcash.at.ua/publ/jak_navchitisja_efektivno_planuvati_svij_chas/1-1-0-7